Privacy beleid

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Deze Privacy Policy heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door Treffi BV, besloten vennootschap, met maatschappelijke zetel te 8940 Wervik, Ooievaarsstraat 43 Bus 102, met ondernemingsnummer BTW BE0747.677.879, (info@treffi.be), hierna de “Verwerkingsverantwoordelijke” genoemd.

De verwerkingsverantwoordelijke doet het mogelijke om uw privacy rechten zo goed mogelijk te respecteren. De verwerkingsverantwoordelijke leeft hierbij de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) na en/of iedere toekomstige of aanvullende wetgeving die van toepassing is.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waardoor een natuurlijk persoon geïdentificeerd kan worden of identificeerbaar is. Hieronder vallen contactgegevens zoals uw naam en e-mailadres, maar ook gebruiksgegevens van sociale media account, uw IP adres, uw voorkeuren, financiële gegevens, gevoelige gegevens,…

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Volgende persoonsgegevens kunnen verwerkt worden:

3.2 Persoonsgegevens die wij verwerken van geregistreerde Treffi-leden

• Naam, voornaam
• Contactgegevens inclusief emailadres, adres en telefoonnummer
• Persoonlijke interesses en hobbies
• LoginPage-gegevens en wachtwoorden (gehashed)
• Geplaatste content op Treffi, met inbegrip van afbeeldingen
• Privéberichten met andere Treffi leden
• Andere informatie die relevant is om aan de contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen.

3.3 Persoonsgegevens die we verwerken van leveranciers en hun medewerkers

• Naam, voornaam
• Contactgegevens
• Overeenkomsten, pre-contractuele informatie en facturatiegegevens
• Correspondentie
Andere informatie die relevant is om aan de contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen.

4. Waarvoor worden de persoonsgegevens gebruikt?

4.1 Verwerkingsgronden:

We verwerken mogelijk uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

A. Wettelijke verplichting:

Om te voldoen aan de verplichtingen die worden opgelegd aan de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van wettelijke en administratieve verplichtingen;

Om te voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

Deze opsomming is niet limitatief en onderhevig aan veranderingen.

B. Noodzakelijk voor de uitvoering van haar overeenkomst:

Pre-contractuele fase:

• Contacteren, reageren op een verzoek, onderhandelen;
• Verstrekken en/of opvragen van informatie in het kader van het sluiten van een overeenkomst;
• Opmaken van overeenkomsten;

Contractuele fase:

• Klantenbeheer
• Leveranciersbeheer
• Uitvoeren van de contractuele opdracht
• Onderhoud van de toestellen en bezorgen van toebehoren

C. Gerechtvaardigd belang:

Het verbeteren van de kwaliteit van de dienst, het evalueren en bijhouden van gegevens en statistieken die betrekking hebben op de activiteiten van de Verwerkingsverantwoordelijke, in de ruime zin.

Het bewaren en gebruiken van bewijsmateriaal in het kader van aansprakelijkheid, procedures of geschillen en met het oogpunt op archivering van de activiteiten van de onderneming.

Het garanderen van de veiligheid, zowel online als in onze gebouwen.

Het contacteren van bestaande klanten voor commerciële doeleinden of het versturen van een nieuwsbrief voor soortgelijke diensten of informatie omtrent onze diensten.

4.2 Wijze van verwerken

Uw gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld, niet verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven aan derden buiten de contractuele relatie of een specifieke opdracht.

Uw gegevens worden steeds binnen de EU bewaard.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat de Verwerkingsverantwoordelijke uw Persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. De Verwerkingsverantwoordelijke zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

De persoonsgegevens worden door de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Daarna zullen uw gegevens gewist worden of geanonimiseerd.

5. Veiligheidsmaatregelen

Treffi heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Wachtwoorden worden enkel op gehashte wijze bijgehouden.

In geen geval kan de Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

Welke rechten heeft u?

U hebt het recht om op elk moment kosteloos kennis te nemen van uw opgeslagen persoonsgegevens, alsook ons gebruik van deze gegevens.

6.1 Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan “Treffi”. Daarnaast heeft u steeds het recht om “Treffi” te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

6.2 Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u zelfs geen redenen op te geven.

6.3 Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan Treffi in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.

6.4 Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

6.5 Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door Treffi daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar info@treffi.be, per post naar 8940 Wervik, Ooievaarsstraat 43 Bus 102, mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of een ander document waarmee u geïdentificeerd kan worden. De kopie zal enkel gebruikt worden om u te identificeren overeenkomstig de GDPR.

6.6 Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door Treffi evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

6.7 Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

7. Wijzigingen

De Verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid op enig moment te wijzigen door kennisgeving hiervan aan gebruikers op deze pagina. We raden u aan om deze pagina vaak te controleren op eventuele wijzigingen. De datum van de laatste wijziging wordt onderaan de pagina aangegeven.

Als een gebruiker bezwaar heeft tegen enige wijziging in het beleid, dient de gebruiker dit webplatform niet verder te gebruiken. Hij kan de Verwerkingsverantwoordelijke verzoeken om de persoonsgegevens te verwijderen. Tenzij anderszins wordt aangegeven, is het op dat moment geldige privacybeleid van toepassing op alle persoonsgegevens die de Verwerkingsverantwoordelijke over gebruikers heeft opgeslagen.

Laatst bijgewerkte versie: 01/02/2023